MILYEN EGY JÓ ÉRTEKEZLET?

MILYEN EGY JÓ ÉRTEKEZLET?

MILYEN EGY JÓ ÉRTEKEZLET?

MILYEN EGY JÓ ÉRTEKEZLET? bejegyzéshez a hozzászólások lehetősége kikapcsolva
3 Flares Filament.io 3 Flares ×

Az értekezletek, vagy ahogyan azt ma divatosan mondják, meetingek szinte kikerülhetetlenek egy munkahelyen. A legtöbben haszontalan szájtépésnek és időpocsékolásnak tartják, amit a tényleges munkájuktól rabolnak el. Pedig az értekezletek végig ülése nem teljesen hiábavaló! Egy jól megszervezett és levezényelt megbeszélésen fontos információk cserélődhetnek. A résztvevők különböző látásmódja több szempontból is képes lehet megvilágítani az adott problémát. E mellet felszínre kerülhetnek bizonyos nehézségek, amelyek megoldásra várnak. S nem utolsó sorban a jelenlévők együttes tapasztalata segíthet a megoldások megtalálásában.

Ha a közeljövőben értekezlet szervezésére, vagy megbeszélés összehívására készülsz, hasznos lehet, ha végig olvasod ezt a cikket.

Azt hiszem általánosságban elmondható, hogy a ma emberének legnagyobb hiányt az idő jelenti. Tisztelve a kollégák idejét mielőtt komoly szervezésbe kezdenél, érdemes végig gondolnod, hogy valóban szükség van-e értekezlet összehívására. Nem lenne-e elegendő néhány e-mail váltás, telefon-, vagy konferencia beszélgetés.

1/ Érintettek
Ha már világosan látszik, hogy melyek azok a témakörök, amelyeket meg kell beszélni, érdemes végig gondolni, hogy kik azok az emberek, akiknek akár a pozíciójuk, akár a szakértelmük miatt szükséges a jelenlétük. A tervezett megbeszélés eredményessége szempontjából ugyanis lényeges kérdés, hogy azok legyenek jelen, akik érintettek.

2/ Napirend
Az értekezlet eredményessége érdekében meg kell határozni a tervezett megbeszélés témaköreit és azt előzetesen el kell juttatni minden érintett számára. A napirendi pontok meghatározásánál időrendi vagy fontossági sorrend is felállítható. A meghívottak így felkészülten érkezhetnek a megbeszélésre, ami hozzájárulhat ahhoz, hogy megbeszélés kedvezően alakuljon.

3/ Időhatár
Az előzetes értesítőben jelölj meg egy konkrét kezdési és egy várható befejezési határidőt. Ezzel nem csak tiszteletet mutatsz a kollégáidnak, de lehetővé teszed a számukra, hogy beütemezzék a napjukat. A kezdés idejét illik pontosan betartani, ezért ügyelj arra, hogy ne legyen csúszás. Ha szükséges, a meghívóban erre udvariasan, de külön felhívhatod a meghívottak figyelmét.

4/ Tárgyszerűség
Még a legjobban megtervezett találkozók is kaphatnak néha gellert azzal, hogy a résztvevők elkalandoznak a tárgytól. A hosszadalmas és érdektelen kitérők elkerülése érdekében szükség lehet udvariasan, de határozottan még időben közbeavatkozni, hogy a meghirdetett értekezlet célt érjen. Ezért érdemes olyan mentő mondatokkal készülni, amelyek visszaterelik a beszélgetést a kívánt mederbe. Pl.: Ez egy fontos téma, ami mindenképp figyelmet érdemel, de a mai napon összpontosítsunk arra, hogy…

5/ Jegyzőkönyvvezető
Mint tudjuk; a szó elszáll, de az írás megmarad. A munkahelyi megbeszélések fontos része, hogy az elhangzottak papíron legyenek rögzítve, hogy az utólag is követhető legyen. A jegyzetelésre mindenképpen keress egy embert, aki akár gyorsírással, akár közvetlenül a számítógépbe gépeléssel, vagy a találkozón készült hangfelvétel legépelésével elkészíti az értekezlet jegyzőkönyvét. Ezt aztán minden érintetthez célszerű eljuttatni emlékeztetőül.

6/ Pontosítás
Azokat a kijelentéseket, vagy megállapításokat, amelyek nem világosak a jelenlévők számára, mindenképpen tisztázni kell. Pl.: Ha jól értem, arra gondolsz, hogy…, Ezzel arra utalsz, hogy… Pontosan mit értesz ez alatt? stb. mondatokkal feltétlenül szükséges pontosítani minden kétértelműnek hangzó mondatot, hogy mindenki számára egyértelmű legyen az adott kinyilatkoztatás és ugyan azt értse meg belőle.

7/ Bátorítás
Gyakran előfordul, hogy az emberek nem szívesen mondanak véleményt, vagy félnek előállni az ötleteikkel. Azért, hogy a megbeszélés valóban eszmecsere legyen és szülessenek megoldások, mindig biztatni kell a résztvevőket arra, hogy osszák meg a gondolataikat, ötleteiket. pl.: Emlékszem, a múltkor is milyen remek ötletek hangzottak el… Ellenkező esetben érdekes meglátások, értékes újítások maradhatnak rejtve.

8/ Összefoglalás
Az értekezlet előre haladtával bizonyos időközönként, esetleg egy-egy téma fontosabb pontjainál érdemes összefoglalni az elért eredményeket. Pl.: Az adott kérdésben kijelenthetjük, hogy…, A mai megbeszélés eddigi eredménye, hogy…, Az eltelt egy órában sikerült megoldást találnunk arra a kérdésre, hogy…, stb.

9/ Felelősök
A témavezetőnek az értekezlet teljes ideje alatt figyelemmel kell kísérnie a történteket. Miután egy adott kérdésben megszületett a megállapodás, fontos lehet meghatározni, hogy ki a felelős a megvalósulásért, kik vesznek majd rész a végrehajtásban, milyen teendőket kell végre hajtaniuk, milyen időközönként és kinek tartoznak beszámolási kötelezettséggel és milyen határidővel dolgozzanak. Ha ezekben a kérdésekben nem születik döntés és az nem kerül írásban rögzítésre, akkor csak fél sikert könyvelhet el az ülés és könnyen a mesebeli négy ember sorsára juthat az ügy.

Mese négy emberről, akiket úgy hívnak: MINDENKI, VALAKI, AKÁRKI, és SENKI.

Történt egyszer, hogy egy napon fontos feladattal kerültek szembe. Kéréssel fordultak hát MINDENKIHEZ: – ugyan végezné már el!

MINDENKI biztos volt benne, hogy ezt VALAKI meg fogja csinálni. Persze AKÁRKI is képes lett volna rá, de SENKI sem csinálta meg. VALAKI aztán méregbe gurult: – hiszen ez MINDENKI dolga!

Csakhogy MINDENKI arra gondolt, ezt AKÁRKI is megteheti, de az SENKINEK nem jutott eszébe, hogy MINDENKI nem fogja megcsinálni. A vége az lett, hogy MINDENKI megorrolt VALAKIRE, mert SENKI sem volt hajlandó arra, amit AKÁRKI megtehetett volna…

 

+1 Tedd kellemesebbé!
Főképp a hosszabb, több órás értekezletek esetében lehet szükséges a résztvevők komfortérzetének biztosítása. (Bár erről megoszlanak a vélemények.) Másfél óra elteltével szükség lehet egy rövid, frissítő szünetre, hogy mindenki kiszellőztethesse a fejét és átmozgathassa az elgémberedett végtagjait. A rendező apró figyelmességként némi üdítővel, kávéval még kellemesebbé teheti a hangulatot és további aktivitásra sarkallhatja a jelenlévőket.

 

Szerveztél már értekezletet? Mivel tudnád kiegészíteni a fentieket? Oszd meg a tapasztalataidat, mert tudod, mindenkire ráfér egy jó tanács!

 

Jó szerencsét!

Humanilla_névaláírás

 

Fotó: Farrey’s Lighting & Bath

 

3 Flares Twitter 1 Facebook 0 Google+ 2 Filament.io 3 Flares ×

Kapcsolódó bejegyzések

Humanilla a közösségi médiában

HÍRLEVÉL

ÖNFEJLESZTŐ E-KURZUS
HA KELL EGY KIS BIZTATÁS...
Hasznos tanácsok, praktikus ötletek hetente
+ hétvégi blogösszefoglaló, hogy
ne maradj le semmiről.

Igen, szeretnék feliratkozni a humanilla.hu weboldal hírlevelére.

Back to Top

EL NE FELEJTSD LETÖLTENI AZ AJÁNDÉKOKAT!